Manter a documentação da empresa organizada é fundamental não apenas para atender a fiscalizações, mas também para agilizar negócios como abertura de conta bancária, participação em licitações e captação de investimento. Documentos vencidos ou desatualizados costumam aparecer justamente no pior momento — quando a empresa precisa deles com urgência.
1. Contrato social e alterações
O contrato social (ou estatuto, no caso de sociedades anônimas) é o documento fundamental da empresa, e toda mudança relevante — troca de sócios, alteração de endereço, mudança de atividade ou de capital social — precisa ser formalizada por meio de alteração contratual registrada na Junta Comercial. Manter a última versão consolidada em mãos evita retrabalho ao apresentar o documento para bancos ou parceiros.
2. Certidões negativas de débito
Certidões federais, estaduais, municipais e do FGTS comprovam a regularidade fiscal da empresa e costumam ter validade curta — geralmente entre 30 e 180 dias. São exigidas em licitações, financiamentos e, em alguns casos, por clientes maiores antes de fechar contrato. Vale manter um controle de vencimento para renová-las com antecedência.
3. Alvarás e licenças de funcionamento
Alvará de funcionamento, licença sanitária, licença ambiental ou do corpo de bombeiros — dependendo da atividade — precisam estar válidos e visíveis no estabelecimento. Além de evitar multas, isso costuma ser pré-requisito para contratos com o poder público e para seguros empresariais.
4. Registros trabalhistas dos funcionários
Contratos de trabalho, exames admissionais e periódicos, controle de ponto e recibos de pagamento precisam estar arquivados e disponíveis para eventual fiscalização do Ministério do Trabalho. Esses registros também são a base para o eSocial, então qualquer inconsistência aqui se reflete diretamente nas obrigações enviadas ao governo.
5. Notas fiscais e comprovantes contábeis
A legislação brasileira exige a guarda de documentos fiscais e contábeis por prazos que variam conforme o tipo de documento e o tributo relacionado, podendo chegar a cinco anos ou mais em alguns casos. Manter esse arquivo organizado, de preferência digitalizado, evita problemas em caso de fiscalização retroativa.
Ter esses cinco grupos de documentos sempre em dia é o que separa uma empresa preparada de uma empresa correndo atrás no último minuto. Na FMC, ajudamos os clientes a organizar esse arquivo e a acompanhar os prazos de validade, para que nenhuma certidão vencida atrapalhe um negócio importante.